Viðhöldum við nýju vinnubrögðunum?

Grein Ólafs Stephensen, framkvæmdastjóra FA, í Viðskiptamogganum 1. júlí 2020.

Frá fundi stjórnar og starfsmanna FA á Zoom.

Mörg fyrirtæki þurftu að gerbreyta starfsháttum sínum á meðan heimsfaraldur COVID-19 veirunnar reis hæst hér á landi. Á meðan bann gilti við að fleiri en 20 væru saman í rými, ferðalög voru nánast óhugsandi og algengt var að starfsmenn væru í sóttkví eða einangrun, þurfti að hugsa út fyrir rammann og nota nýjar lausnir til að tryggja áframhaldandi rekstur. Algengt varð að meirihluti starfsmanna fyrirtækja væri í fjarvinnu og fundir færðust úr fundarherbergjum á netið. Notkun margs konar fjarfunda- og hópvinnuforrita margfaldaðist á ótrúlega stuttum tíma og mörg kunnum við núna á alls konar græjur sem við þekktum hvorki haus né sporð á í byrjun ársins.

Enginn vafi leikur á að faraldurinn hraðaði þróun, sem var löngu hafin, í átt til aukinnar fjarvinnu og sveigjanleika í rekstri fyrirtækja, sjálfvirkni og rafrænna lausna. Margar nýjar venjur eru komnar til að vera. Margir stjórnendur hafa sagt mér að þeir séu nú opnari fyrir því að starfsfólk þeirra vinni a.m.k. hluta vinnu sinnar heima ef það hentar því, til dæmis vegna fjölskylduábyrgðar eða af því að það vill ekki eyða klukkutíma á dag eða meira í bíl á leið til eða frá vinnu. Sömuleiðis segjast margir hafa áttað sig á því hvað fjarfundir með erlendum viðskiptavinum geti verið skilvirkir og sparað mikla peninga og tíma sem ella færi í flugferðir og gistingu, hangs á flugvöllum og fjarveru frá fjölskyldu.

Auðvitað kemur ekkert í staðinn fyrir að hitta samstarfsfólk eða viðskiptavini augliti til auglitis og fjarfundir og -ráðstefnur geta verið lýjandi ekki síður en hefðbundin fundaseta. Við höfum hins vegar klárlega fengið þjálfun í nýjum vinnubrögðum sem opna okkur alls konar nýja möguleika og geta gert rekstur margra fyrirtækja bæði fjölskyldu- og umhverfisvænni.

Svo ég taki dæmi af þeim litla rekstri sem ég stýri, hafa daglegir Zoom-fundir starfsmanna Félags atvinnurekenda (sem ekki vinna allir í sama húsinu) fengið að halda sér þótt slakað hafi verið á samkomubanni og framkvæmdastjórinn sé löngu hættur að sitja COVID-smitaður í einangrun heima hjá sér. Samráðsfundir með nefndum Alþingis hafa reynzt miklu skilvirkari á Zoom en í raunheimum, ekki sízt af því að tímaáætlun þeirra stenzt sjaldnast og biðinni eftir tíma með þingnefndum er betur varið á skrifstofunni en í biðstofu nefndasviðsins í Austurstræti. Fyrir vikið höfum við hvatt þingið til að viðhalda nýju vinnubrögðunum. Sömuleiðis hefur komið í ljós að félagsmenn okkar og aðrir viðskiptavinir eiga oft auðveldara með að finna tíma fyrir hálftímafund á Zoom eða Teams en jafnlangan fund í raunheimum, enda bætist þá ekki ferðatími við fundartímann.

Stjórnsýsla hins opinbera hefur oft sýnt undraverðan sveigjanleika í heimsfaraldrinum og verið til í að leysa mál með einfaldari hætti en áður. Mál sem áður þurfti að afgreiða með því að mæta á skrifstofur opinberra stofnana hefur mátt leysa á netinu. Undanfarnar vikur, eftir að gangverk samfélagsins byrjaði að færast aftur í eðlilegra horf, hefur hins vegar aðeins borið á því að í stað þess að meta árangurinn af nýju vinnubrögðunum og festa þau í sessi, vilji menn hverfa aftur til fyrri og óskilvirkari vinnubragða, aðallega með þeim rökum að þannig hafi hlutirnir alltaf verið.

Tökum lítið en lýsandi dæmi: Fyrirtæki í nágrannasveitarfélagi Reykjavíkur hefur lengi vel þurft að láta aka með frumrit tollskýrslna í höfuðstöðvar tollafgreiðslu Skattsins í Tryggvagötu í Reykjavík ef tollaðir eru heilir farmar af innflutningsvöru fyrirtækisins. Í faraldrinum var látið gott heita að skýrslurnar væru sendar í tölvupósti. Eftir að slakað var á samkomubanni þarf aftur að aka marga kílómetra með pappírinn. Þarna er fólk ekki að tileinka sér nýju, skilvirku og umhverfisvænu vinnubrögðin sem faraldurinn ætti að hafa kennt okkur.